Hoe bouw je een slimme winkel die 24/7 open is?

In november vorig jaar opende in Gent OKay Direct, onze eerste winkel die 24/7 open is. Naar goede gewoonte staken we het vooruitstrevende concept helemaal zelf in elkaar!

Opstart

Eind november 2020 schoot het project echt uit de startblokken. Projectmanager Daan Germeau: “We waren al een tijd bezig met een onderzoek naar winkels die 24/7 open zijn. Op hetzelfde moment zocht OKay naar een kleiner winkelconcept voor in stedelijke gebieden. Een plus een is twee en dus werd de eerste self-service store van Colruyt Group er eentje van OKay.”

“We schoten meteen in actie. Ons expansieteam ging op zoek naar een geschikte locatie terwijl een compact team begon met het uitwerken van een concept. Na een design sprint van een week begin december eindigden we met 2 concepten. Nadat OKay het concept koos dat hen het beste leek, kon ons realisatieteam van start gaan. Ook software engineers en innovation officers begonnen in sprints de verschillende componenten van de winkel te ontwikkelen.”

Slimme keuzes

Een belangrijke vraag was: wat ontwikkelen we zelf en wat kopen we aan? “We speurden de markt af en maakten keuzes. Dankzij de goede relaties met onze leveranciers ging dat erg vlot. Zo bleek dat we frigo’s konden gebruiken die we ook in andere filialen al installeren. Door veel zaken parallel te ontwikkelen ging het project vlot vooruit. In maart gingen al de eerste bestellingen buiten.”

Niet alles werkt van de eerste keer. “Het is in een self-service store enorm belangrijk dat we exact weten welke producten iemand in zijn mandje legt. We merkten dat de afscheidingen tussen de producten in ons ontwerp niet 100% functioneerde zoals verwacht. Dankzij een snelle ingreep hadden we op enkele dagen een nieuwe versie ontworpen én geproduceerd.”

Begin april startten dan de verbouwingen in Gent. “Ons bouwteam heeft het gebouw volledig gestript en kwam tijdens de werken een aantal verrassingen tegen. Gelukkig hebben we binnen de groep genoeg kennis en kunde om met zo’n uitdagingen om te gaan.”

Intense eerste weken

Op een bepaald moment moet je natuurlijk open. “Best spannend, want het is de eerste in zijn soort. Wanneer we bijvoorbeeld een Colruytwinkel openen weten we op voorhand ongeveer hoe de klanten zich zullen gedragen, maar dat was nu niet het geval.” De eerste weken na opening stond het team 24/7 paraat. “Dat was een intense periode. De winkel is de klok rond open, wat betekent dat er dus ook elk moment van de dag dingen kunnen foutlopen.”

 “We zagen de eerste dagen dat klanten niet altijd doorhadden dat ze eerst hun kastdeur moesten sluiten voor ze het volgende kunnen openen. Of ze merkten niet dat hun deur nog open stond. We vonden snel een oplossing met gesproken feedback, testten die eerst uit met een eenvoudige bluetooth speaker en konden minder dan een week later al een permanente oplossing implementeren.”

Sterk concept

Ondertussen zijn we een aantal maanden verder en loopt alles vlot. “Vanuit een technisch oogpunt staat er een sterk concept. We kunnen – mits wat finetuning – dezelfde winkel op een andere locatie neerzetten. Heel wat basiscomponenten zijn zaken die we al in andere winkelformules gebruiken. Denk aan koelmeubels, de achterliggende koelinstallatie, de schuifdeuren. Aan de hardwarekant is het grootste verschil met een OKay Compact de schappen en sloten. Daardoor is het voor onze regiotechniekers eenvoudig om ook voor deze winkel onderhoud te voorzien.”